Art. 20

Los ejecutivos, directores, empleados y colaboradores del sujeto obligado deberán cumplir con lo dispuesto en el SPARLAFTD, lo cual deberá estar incluido en el Manual de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, así como también deberán atender los requerimientos del Oficial de Cumplimiento y colaborar obligatoriamente con este, para el funcionamiento eficaz de los mecanismos y procedimientos establecidos para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos. El sujeto obligado debe incluir como políticas, procedimientos y controles internos, lo siguiente: a) Procedimientos de selección de personal.- El sujeto obligado debe establecer criterios objetivos, que permitan prevenir la incorporación de ejecutivos, empleados o colaboradores que se dediquen o pretendan realizar operaciones o transacciones de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, o que pudieran pertenecer a organizaciones que tengan como objetivo realizar actividades ilegales. El sujeto obligado deberá seleccionar su personal, verificando que este no mantenga sentencias ejecutoriadas, ni tenga a la fecha de la vinculación juicios en proceso por delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos. Tratándose de otros delitos, el sujeto obligado para dicha selección de personal, hará uso de su propio criterio considerando la naturaleza del delito, sin vulnerar sus derechos constitucionales. El sujeto obligado debe tener un adecuado conocimiento y registro de todos los integrantes de la compañía, nacionales o extranjeros, sean empleados o colaboradores, fijos, contratados, socios /accionistas, así como también de los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, miembros de los organismos de fiscalización o auditoría interna, representantes legales, administradores o apoderados, ejecutivos y aún el personal temporal, identificándolos a través de la suscripción de un formulario, que se llenará desde el día que se inicie la respectiva relación con la compañía, el mismo que contendrá por lo menos la siguiente información: 1. Nombres y apellidos completos. 2. Estado civil, nacionalidad. 3. Número de identificación: cédula de ciudadanía ecuatoriana, pasaporte vigente o documento de identificación, en caso de persona extranjera. 4. Nombres completos del cónyuge o conviviente en unión de hecho y número de identificación. 5. Dirección domiciliaria. 6. Dirección de correo electrónico. 7. Ocupación y/o cargo. 8. Identificación de si es o no una Persona Expuesta Políticamente, o tiene familiares o colaboradores cercanos bajo esa categoría, en qué institución laboran y el cargo. 9. Información económica (total activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos). 10. Firma de la persona a la que se refiere el formulario y del oficial de cumplimiento. El sujeto obligado debe aplicar procedimientos y normas de selección de personal que garanticen la idoneidad, aseguren elevados estándares y la adecuación de pautas de comportamiento en la compañía. La presente política es de cumplimiento obligatorio para todos los empleados, representantes legales, administradores, ejecutivos, apoderados, socios y/o accionistas y ante cualquier cambio de información tienen el deber de comunicar, en un término de quince (15) días, a la persona que tenga esta responsabilidad, información que deberá ser actualizada por lo menos cada dos años. La información mínima que se solicitará, formará parte de la documentación personal de cada uno de los empleados, representantes legales, administradores, ejecutivos, apoderados, socios y/o accionistas, la misma que se conservará hasta por 10 años, sea en medio físico o magnético. En los casos en que el socio/accionista sea una persona jurídica que posea el 10% o más del capital social, se deberá llegar hasta el nivel de personas naturales en la estructura de propiedad, es decir, se deberá llegar a conocer la identidad personal de los accionistas o socios. La información correspondiente deberá entregarse al oficial de cumplimiento, en el término máximo de veinte días. Si esto no ocurre, el oficial de cumplimiento deberá reportarlo a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, en el término subsiguiente de cuatro días, para que proceda de acuerdo con la normativa vigente. Asimismo, se deberá aplicar la debida diligencia a los inversionistas, sean o no accionistas. Para el efecto se deberán considerar los requisitos establecidos en los artículos 14, 15 y 16. En los casos de inversión extranjera en el capital del sujeto obligado, este deberá verificar fehacientemente la identidad del inversionista, persona natural o jurídica, y de los fondos utilizados para el efecto; para lo cual, se solicitará una declaración juramentada sobre el origen lícito de los recursos con los que adquiere su participación accionaria, en la que se incluirá la indicación expresa de su origen. El sujeto obligado deberá designar un responsable del área de Talento Humano o quien haga sus veces, para el cumplimiento de esta política, quien deberá notificar alguna observación, señal de alerta o incumplimiento al oficial de cumplimiento, para su análisis, control, y acciones que correspondan por incumplimiento y de ser el caso, elaborar el reporte de operaciones y transacciones económicas inusuales e injustificadas o sospechosas, para ser remitido a la UAFE. b) Funciones especiales de la junta general u órgano administrativo competente Le corresponde a la junta general de accionistas y/o de socios, o asamblea de accionistas, de la compañía que es sujeto obligado o al órgano administrativo estatutario competente, cumplir las siguientes responsabilidades: b. i. Emitir las políticas generales para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos. b. ii. Conocer y aprobar el Manual de Prevención, que incluye el Sistema de prevención y administración de riesgos de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos (SPARLAFTD), así como sus actualizaciones, en caso de haberlas. b. iii. Designar y remover de sus funciones al oficial de cumplimiento, quien deberá tener el perfil, cumplir con los requisitos exigidos y no encontrarse incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo. b. iv. Conocer y aprobar, hasta el 31 de enero de cada año, el informe anual de cumplimiento del año inmediato anterior; y, el plan de trabajo anual del año en curso, elaborados y suscritos por el oficial de cumplimiento, conforme a lo determinado en el artículo 31.4 de estas normas. b. v. Conocer y aprobar el informe de auditoría externa, dentro del primer cuatrimestre de cada año, de ser el caso. Para lo cual deberán suscribir el contrato, en el que incluirán entre otros, obligaciones del auditor, alcance del trabajo, cronograma, plazo, honorarios y cláusula de reserva y confidencialidad de la información. b. vi. Conocer y aprobar las sanciones que el oficial de cumplimiento o encargados de los procesos de prevención de lavado de activos impondrán para quienes incumplan con las políticas, procedimientos, control de prevención de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, las mismas que deben estar incluidas en el manual y/o reglamento interno de la compañía. b. vii. Aprobar mediante junta general de socio/accionistas, asamblea de accionistas u órgano estatutario administrativo competente la reelección del oficial de cumplimiento para un nuevo período. c) Los Representantes legales de la compañía que es sujeto obligado, tendrán las siguientes obligaciones: c. i. Remitir la solicitud y/o registrar en línea, la calificación del oficial de cumplimiento, debiendo considerar que los documentos que ingresen deben estar vigentes y actualizados, a la fecha de su registro. c. ii. Cumplir y hacer cumplir con lo determinado en el Manual y el Sistema de prevención y administración de riesgos de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos (SPARLAFTD), La Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento; resoluciones emitidas por Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) y demás disposiciones dadas por el organismo de control. c. iii. Someter a la aprobación de la junta general de accionistas y/o socios o asamblea de accionistas o del órgano administrativo estatutario competente, el nombre del candidato para que sea designado como oficial de cumplimiento de la compañía, así como su reemplazo. c. iv. Conocer y aprobar, previo a su envío a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), las operaciones y/o transacciones económicas inusuales e injustificadas o sospechosas, que deberán ser remitidas dentro del término de cuatro días, contados a partir de la fecha en que se tenga conocimiento. c. v. Atender los requerimientos y recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento, para el desarrollo de sus funciones. c. vi. En el caso de los grupos empresariales o por sus movimientos operacionales y transacciones que limiten el trabajo de un oficial de cumplimiento, el representante legal tendrá que determinar la creación de una unidad de cumplimiento o establecer asistentes de apoyo al Oficial, a fin de garantizar la implementación de la presente normativa. Lo que también podrá ser recomendado por la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, de acuerdo a los controles que haya efectuado. c. vii. Suministrar al Oficial de Cumplimiento los recursos tecnológicos, humanos y físicos que el Directorio haya aprobado para el cumplimiento de sus funciones. c. viii. Remitir a la junta general de socio/accionistas, asamblea de accionistas u órgano estatutario administrativo competente la propuesta de la reelección del oficial de cumplimiento, de ser el caso. d) Procedimiento a seguir para el Proveedor.- La aplicación de esta política busca reforzar el control interno e incluye el conocimiento de la debida diligencia durante la selección de proveedores de bienes y servicios del sujeto obligado, relacionados directamente con el giro del negocio y se aplicará de acuerdo a la actividad y sector, conforme se indica en el Sección IV de la presente norma. El sujeto obligado mantendrá expedientes individuales en los que consten, documentos de los servicios o productos adquiridos, modalidades, montos y formas de pago, frecuencia de prestación de servicios y/o entrega de bienes. El sujeto obligado debe solicitar la documentación e información relacionada con sus proveedores. Previo al inicio de la relación comercial con el proveedor se establecerá un perfil de riesgos, para realizar la debida diligencia que corresponda y se solicitará como información mínima, la siguiente: d. i. Proveedor persona natural: a) Nombres y apellidos, nacionalidad. b) Número de RUC y/o cédula de identidad o ciudadanía. c) Dirección domiciliaria, números de teléfonos, correos electrónicos. d) Declaración de ser o no, una persona expuesta políticamente (PEP). d. ii. Proveedor persona jurídica, nacional o extranjera: a) Nombre o razón social. b) Número de RUC. c) Actividad económica. d) Dirección domiciliaria, número de teléfonos y correos electrónicos. e) Nombres del representante legal, número de identificación, teléfonos y correo. f) Identificación de los socios o accionistas que tengan directa o indirectamente como mínimo el 10% del capital social. g) Declaración de que el representante legal o apoderado, según el caso, es o no una persona expuesta políticamente (PEP). El sujeto obligado deberá considerar lo siguiente: Al momento de establecer la selección de un proveedor y antes de la vinculación comercial, deberá verificar la información recibida, evaluar el perfil de riesgo y establecer la debida diligencia a aplicar, conforme lo dispone el artículo 17 de estas normas. La información de los proveedores deberá actualizarse permanentemente, cada dos años como mínimo. En el caso de cambios o modificación de información, se registrará en el momento en que ocurra. El sujeto obligado podrá evaluar la conveniencia de incluir una cláusula en sus contratos con los proveedores de la obligación, de cumplir con las normas de prevención de Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como aspectos relacionados con la reserva y confidencialidad de la información, en los casos en que se considere pertinente y de acuerdo al sector donde se desarrollen las actividades del sujeto obligado. El sujeto obligado podrá elaborar señales de alerta relacionadas con los proveedores y establecerá procedimientos a seguir, en el momento en que estas alertas se detecten. Además, el sujeto obligado, podrá solicitar más información al potencial proveedor, en función de aminorar riesgos.