Política de Privacidad

1. Responsable y canales de contacto

La plataforma es operada por Kelsen Data Ecuador S.A.S., sociedad constituida en el Ecuador el 16 de julio de 2026, representada legalmente por José Patricio Rodríguez Ayala, en adelante “Vigente”.

RUC: 1793239538001
Domicilio: Av. Coruña N27-8 y Orellana, Edificio Coruña Plaza, Oficina 203, Quito, Ecuador
Teléfono: +593 99 346 8556
Correo para ejercicio de derechos y consultas de privacidad: privacidad@vigente.ec
Correo de atención al usuario: soporte@vigente.ec
Sitio web: https://vigente.ec

2. Ámbito de aplicación

Esta política se aplica a las personas naturales que visitan el sitio, crean una cuenta, contratan una suscripción, utilizan una cuenta empresarial, solicitan soporte o reciben comunicaciones de Vigente. También describe cómo tratamos, por cuenta de nuestros suscriptores, los datos personales de terceros que ellos administran en las herramientas.

Esta política también cubre la información de las personas vinculadas a una organización, como sus representantes, contactos y contribuyentes individuales.

Al utilizar el sitio o los servicios usted declara haber leído esta política. Los tratamientos que requieren consentimiento se le solicitarán de manera expresa y separada en el momento correspondiente.

3. Datos que tratamos y su origen

Datos de cuenta y facturación. Nombre, correo electrónico, organización, cargo, número de identificación tributaria, dirección de facturación, plan contratado y permisos. Los proporciona usted o el administrador de su organización.

Datos de pago. Importe, fecha, estado, referencia de la operación e identificadores parciales del medio de pago que nos comunica el proveedor de pagos. Los datos completos de la tarjeta se ingresan directamente en el entorno del proveedor y nunca transitan por los servidores de Vigente. Los comprobantes de transferencia bancaria que usted cargue se usan únicamente para verificar la acreditación del pago.

Datos técnicos y de uso. Dirección IP, identificadores de sesión y de dispositivo, tipo de navegador, fecha y hora de acceso, páginas y funciones utilizadas, número de operaciones ejecutadas, errores y eventos de seguridad. Estos registros no contienen el texto original de las preguntas al buscador.

Datos de herramientas. Información que usted ingresa o importa expresamente en una función, como carteras de clientes, cálculos, calendarios, documentos y resultados cuya conservación solicita.

Datos de soporte y comunicaciones. Contenido de sus solicitudes, reclamos y mensajes, junto con los datos de contacto y las preferencias de comunicación que registre.

Datos de fuentes oficiales y de acceso público. Cuando una función consulta registros públicos de autoridades tributarias, societarias o laborales, los datos personales obtenidos se muestran con indicación de su fuente y se tratan dentro de los límites de la finalidad de esa consulta.

Vigente mantiene bases de datos con la información descrita. No recopilamos todos estos datos de cada visitante; el alcance depende de las funciones que usted utilice.

4. Para qué usamos la información y por qué

No trataremos sus datos para finalidades incompatibles con las descritas sin informarle previamente y obtener, cuando corresponda, una nueva autorización.

5. Comunicaciones por correo electrónico

Verificación previa. Al crear una cuenta le enviamos un mensaje de verificación. No remitimos ninguna otra comunicación hasta que usted confirma su dirección mediante el enlace incluido en ese mensaje.

Origen de las direcciones. No compramos, alquilamos, intercambiamos ni importamos listas de correo. Toda dirección a la que escribimos pertenece a un usuario registrado que la confirmó.

Tipos de mensajes. Enviamos tres categorías de mensajes:

Mensajes de servicio, necesarios para ejecutar el contrato y proteger su cuenta: verificación de correo, restablecimiento de contraseña, comprobantes de pago, confirmación de recepción de transferencias, avisos de renovación, cambios en los documentos contractuales y alertas de seguridad. Estos mensajes no admiten baja mientras la cuenta esté activa.

Alertas normativas, que solo se envían respecto de las normas, materias o clientes que usted activa expresamente en su cuenta. Puede desactivarlas en cualquier momento desde la configuración de su cuenta o mediante el enlace de baja incluido en cada alerta.

Comunicaciones comerciales y boletines, que únicamente se envían con su autorización previa y separada. Puede retirarla en cualquier momento.

Baja. Toda alerta normativa y toda comunicación comercial incluye un enlace visible de baja y el encabezado técnico de cancelación en un clic. La solicitud de exclusión es vinculante desde su recepción y se ejecuta de forma inmediata y automática.

Rebotes y reportes. Las direcciones que generan rebotes permanentes o que reportan nuestros mensajes como no deseados se retiran de nuestras listas y no vuelven a ser contactadas.

Infraestructura de envío. Los mensajes se envían desde el dominio vigente.ec, autenticado con SPF, DKIM y DMARC, a través del proveedor identificado en el Anexo A, y desde una dirección que admite respuestas.

6. Datos personales de clientes y terceros administrados por el suscriptor

Cuando usted administra información de sus clientes, trabajadores u otras personas en las herramientas, decide qué incorporar y para qué utilizarla. Vigente la procesa por su cuenta, bajo sus instrucciones y para prestar la función solicitada. El Anexo contractual de los Términos y Condiciones explica cómo se administra esa información.

El suscriptor debe contar con las autorizaciones y facultades necesarias para incorporar información de otras personas y utilizarla en la plataforma. Le corresponde informarles sobre ese uso y responder por el origen y la exactitud de los datos que proporciona.

Vigente no utiliza la información que usted administra para publicidad, perfiles comerciales, entrenamiento de modelos ni desarrollo de productos propios. Si recibimos una solicitud sobre información de sus clientes, se la trasladaremos para que pueda atenderla.

7. Preguntas al buscador y programa opcional de mejora

Regla general. La pregunta que usted formula se procesa de manera transitoria para entregar el resultado. Su texto original no se conserva, ni siquiera cifrado, en historiales, registros técnicos ni repositorios de pruebas. Vigente conserva únicamente un código derivado, generado con un secreto del servidor, que no permite reconstruir la pregunta y que se utiliza con fines estadísticos y de seguridad.

Procesamiento por proveedores. El procesamiento transitorio puede requerir la intervención de los proveedores de inteligencia artificial identificados en el Anexo A, contratados bajo condiciones que prohíben conservar el texto de las preguntas y utilizarlo para entrenar modelos.

Programa opcional de mejora. Vigente podrá habilitar un programa que le permita autorizar la conservación de versiones depuradas de sus preguntas para desarrollar y probar el buscador. La participación es voluntaria, se activa mediante una casilla separada no marcada por defecto, se aplica solo a las preguntas posteriores a la autorización y no modifica el precio ni las prestaciones de su plan.

Antes de conservar una muestra se retiran nombres, números de identificación, razones sociales, montos, fechas exactas, direcciones y otros datos que permitan identificar a una persona o a un caso. Cada muestra se conserva por un máximo de noventa días desde su obtención y se vincula a su cuenta mediante un identificador opaco, únicamente para atender su revocación. Las muestras se destinan de forma exclusiva al desarrollo, evaluación y pruebas de regresión del buscador y no se incorporan al corpus normativo, a bancos de certificación ni al entrenamiento de modelos de terceros.

Puede retirar su autorización en cualquier momento desde su cuenta o escribiendo a privacidad@vigente.ec. Atenderemos la eliminación de sus muestras dentro de los plazos aplicables. Los ejemplos que, tras una evaluación documentada, resulten verdaderamente anónimos podrán conservarse sin plazo para la misma finalidad.

8. Sistemas automatizados e inteligencia artificial

El buscador y otras funciones utilizan sistemas automatizados e inteligencia artificial para interpretar la consulta, localizar y ordenar artículos, generar extractos y ejecutar cálculos. Estos sistemas asisten la consulta profesional y no adoptan decisiones con efectos jurídicos sobre usted ni elaboran perfiles con esa finalidad.

Las medidas automatizadas de seguridad pueden limitar temporalmente un acceso ante indicios de abuso. Si una de esas medidas le afecta, puede solicitar revisión e intervención humana a través de soporte@vigente.ec.

9. Quién accede a la información y dónde se procesa

Acceden a los datos el personal y los colaboradores de Vigente que los necesitan para su función, sujetos a confidencialidad. Intervienen además los proveedores identificados en el Anexo A, que prestan servicios de alojamiento, base de datos, autenticación, red, correo electrónico, inteligencia artificial, pagos y soporte, cada uno limitado a la función y los datos indicados.

Algunos proveedores procesan información fuera del Ecuador, principalmente en Estados Unidos. El Anexo A identifica sus funciones, los datos que reciben, el lugar de procesamiento y las condiciones de confidencialidad y uso previstas para cada servicio. Puede solicitar información adicional a privacidad@vigente.ec.

Vigente podrá comunicar datos a autoridades públicas cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido, a asesores profesionales sujetos a confidencialidad, y a un adquirente o sucesor en caso de fusión, adquisición o reorganización societaria, con notificación previa a los titulares cuando la ley lo exija.

Los proveedores de pagos administran directamente la información que reciben en su propio entorno para procesar las operaciones y atender sus obligaciones.

10. Plazos de conservación

Al vencer cada plazo los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible. Las copias de respaldo se sobrescriben en ciclos que no superan los 35 días. Cuando una obligación legal o una reclamación concreta requiera una conservación mayor, los datos se bloquean y quedan accesibles únicamente para esa finalidad.

11. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos tecnologías necesarias para mantener la sesión, aplicar medidas de seguridad, equilibrar la carga y recordar sus decisiones de privacidad.

Las tecnologías de analítica y las demás tecnologías opcionales permanecen desactivadas. Antes de habilitarlas, se ofrecerá un control para que usted pueda autorizarlas, rechazarlas o configurar sus preferencias sin perder acceso al servicio. El Anexo B describe estas tecnologías.

12. Consultas, solicitudes y control de su información

Puede solicitar acceso a su información, corregirla o actualizarla, obtener una copia para trasladarla, pedir su eliminación, oponerse a un uso o solicitar su suspensión. También puede retirar las autorizaciones que haya otorgado y pedir revisión humana de una decisión automatizada que le afecte.

Escriba a privacidad@vigente.ec desde el correo registrado en su cuenta e indique qué solicita y a qué información se refiere. Para evitar entregar información a otra persona, podremos pedirle una verificación de identidad proporcionada. También puede actuar a través de un representante acreditado. No envíe contraseñas ni datos completos de tarjetas.

Atenderemos las solicitudes sin costo y dentro de los plazos aplicables. Si alguna parte no puede atenderse, explicaremos el motivo y el alcance de la respuesta. Cualquier excepción a la gratuidad solo se aplicará cuando esté legalmente permitida y se le informará previamente.

Puede presentar una consulta o reclamo a privacidad@vigente.ec. Este canal no limita su posibilidad de acudir directamente a la autoridad competente ni de ejercer los derechos que le correspondan.

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, que incluyen cifrado de las comunicaciones, control de accesos basado en roles, separación lógica entre organizaciones, registro de eventos, respaldo periódico y procedimientos de respuesta a incidentes. Ninguna medida garantiza seguridad absoluta; usted es responsable de custodiar sus credenciales y de configurar los accesos de su organización.

Si un incidente de seguridad afecta información personal, actuaremos para contenerlo y comunicaremos lo que corresponda a las personas afectadas y a las autoridades competentes dentro de los plazos aplicables.

14. Datos necesarios y menores de edad

Los datos marcados como obligatorios en cada formulario son necesarios para prestar la función correspondiente. No proporcionarlos, o proporcionarlos de forma inexacta, puede impedir la creación de la cuenta, la emisión de comprobantes, la ejecución de una operación o la entrega de comunicaciones.

Los servicios de Vigente están dirigidos a personas mayores de dieciocho años y a organizaciones. No recopilamos deliberadamente datos de menores de edad. Si detectamos una cuenta creada por un menor, la cerraremos y eliminaremos sus datos.

15. Cambios en esta política

Vigente puede actualizar esta política para reflejar cambios normativos, nuevas funciones o modificaciones de la operación. Cada versión indica su fecha de vigencia. Los cambios relevantes se comunicarán por correo electrónico o mediante un aviso en la plataforma con al menos quince días de anticipación a su entrada en vigencia. Cuando un cambio introduzca una finalidad que requiera consentimiento, se solicitará expresamente antes de aplicarla. Las versiones anteriores permanecen disponibles a solicitud.

Anexo A. Proveedores y países de procesamiento

Versión del inventario: 1.2, 1 de septiembre de 2026

Vigente podrá incorporar o sustituir proveedores que presten funciones equivalentes bajo condiciones equivalentes de seguridad y confidencialidad. El inventario actualizado se publica en esta página; los cambios que afecten la información administrada por el suscriptor se comunican conforme al Anexo contractual de los Términos y Condiciones.

Anexo B. Cookies y almacenamiento en el dispositivo

Versión del inventario: 1.2, 1 de septiembre de 2026

Las tecnologías opcionales permanecen desactivadas. Su habilitación requerirá un control que permita autorizarlas, rechazarlas y retirar la autorización.