Art. 9

Los representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, socios o accionistas, empleados, auditores internos y externos, no podrán dar a conocer a persona alguna que se ha comunicado a las autoridades competentes, la información sobre las operaciones o transacciones económicas inusuales, injustificadas o sospechosas. Igualmente, quedan prohibidos de poner en conocimiento de persona alguna, los requerimientos de información formulados por la autoridad competente. La violación de esta prohibición obligará al Oficial de Cumplimiento, a comunicar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), los nombres de los ejecutivos, empleados o colaboradores que hubieren transgredido esta prohibición. Dicha unidad, de estimarlo procedente, llevará los hechos comunicados a conocimiento de la Fiscalía General del Estado. Se debe considerar a detalle los siguientes aspectos: 9.1. Confidencialidad: Expresamente se les prohíbe divulgar o entregar la información remitida por los clientes, empleados, socios/accionistas, proveedores, agentes, representantes y corresponsales, las notificaciones o requerimientos que hubieren hecho las entidades competentes y cualquier tipo de reporte enviado a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), así como sus anexos. En el caso de que el oficial de cumplimiento y/o el representante legal de la compañía conocieren de alguna violación en tal sentido, deberán reportarlo a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) y a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Igual reserva y confidencialidad deberán guardar los funcionarios de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, sobre la información que en el ejercicio de su cargo, conocieran en función de los controles o revisiones efectuadas, así como sobre los reportes de operaciones inusuales e injustificadas o sospechosas que se hayan enviado a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE). Las normas de confidencialidad que apliquen los sujetos obligados no será un impedimento para la implementación de las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI). 9.2. Mantenimiento de la información: Los sujetos obligados tendrán la obligación de conservar la información relacionada con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, por el lapso de diez (10) años, contados desde la última transacción u operación realizada con sus clientes, o desde el término de la relación contractual para el caso de los empleados, pudiendo guardar dichos archivos, durante cinco (5) años en físico y cinco (5) años en digital, considerando que estos deben ser nítidos y legibles. Los oficiales de cumplimiento pueden mantener archivos digitales de todo el proceso preventivo, formularios, verificación de información, soportes, etc., de forma nítida y clara, con las fechas de aplicación y verificación de la información, la URL de la página pública consultada, etc. Los sujetos obligados tendrán la obligación de mantener los registros de la información de todas las transacciones y operaciones en el marco de la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, sea que superen o no el umbral legal establecido, que es de USD 10.000.00. 9.3. Seguridad de la información: El Oficial de cumplimiento velará por el resguardo y seguridad de la información, tanto física como digital, pudiendo establecer procesos que le permitan dar seguridad a los mismos.