Art. 263

Los administradores están especialmente obligados a: 1. Cuidar, bajo su responsabilidad, que se lleven los libros exigidos por el Código de Comercio y llevar los libros a que se refiere el Art. 440 de esta Ley; 2. Llevar el libro de actas de la junta general; 3. Llevar el libro de actas de las juntas de administradores o directorios, consejos de administración o de vigilancia, si los hubiere; 4. Entregar a los comisarios y presentar por lo menos cada año a la junta general una memoria razonada acerca de la situación de la compañía, acompañada del balance y del inventario detallado y preciso de las existencias, así como de la cuenta de pérdidas y ganancias. La falta de entrega y presentación oportuna del balance por parte del administrador será motivo para que la junta general acuerde su remoción, sin perjuicio de las responsabilidades en que hubiere incurrido; 5. Convocar a las juntas generales de accionistas conforme a la Ley y los estatutos; y, 6. Intervenir en calidad de secretarios en las juntas generales, si en el estatuto no se hubiere contemplado la designación de secretario. 7. Entregar, mediante acta de entrega-recepción y un inventario, los libros sociales, asientos y respaldos contables a quien le suceda en sus funciones de administrador de la compañía o a su liquidador, según corresponda. Cuando el o los administradores salientes, sin causa justificada, se negaren a cumplir con lo previsto en el inciso anterior o retardaren dicha entrega por más de cinco días, desde que fueron notificados por escrito por el nuevo administrador o liquidador, el Superintendente de Compañías, Valores y Seguros podrá imponerles a los infractores una multa de hasta doce salarios básicos unificados del trabajador en general, sin perjuicio de la responsabilidad por los daños y perjuicios ocasionados por su incumplimiento. 8. Sin perjuicio de lo dispuesto en el literal b) del artículo 20 de esta Ley, es obligación del representante legal de la sociedad anónima presentar a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, en el mes de febrero del siguiente ejercicio económico al que corresponda dicha información y de conformidad con los plazos y formas que se establezcan para el efecto, la nómina de las compañías o personas jurídicas extranjeras que figuraren como accionistas suyas, con indicación de los nombres, nacionalidades y domicilios correspondientes, y un detalle de todos sus miembros, hasta identificar al correspondiente beneficiario final. Esta obligación se cumplirá a través del portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. El representante legal cumplirá la obligación señalada en el inciso precedente sin perjuicio de su deber de conservar, en los archivos de la compañía, las certificaciones y demás documentación mencionada en el artículo innumerado que le sigue al artículo 221 de esta Ley que, según dicho artículo, hubiere recibido de las compañías o personas jurídicas extranjeras que figuraren como accionistas de la compañía que representa. La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros podrá verificar, en cualquier tiempo, la existencia de las certificaciones y demás documentación señalada en este inciso. El representante legal de la sociedad anónima declarará, bajo juramento a través de medios electrónicos, que la información reportada a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros se fundamenta en las certificaciones y demás documentación enviada por las compañías o personas jurídicas extranjeras que figuraren como accionistas de la compañía que representa, y que dicha documentación reposa en los archivos de la compañía. Si la sociedad anónima no hubiere recibido dichos documentos por la o las accionistas extranjeras obligadas a entregarlos, la obligación impuesta en el primer inciso de este artículo será cumplida con indicación de la accionista o accionistas remisas. En adición de la prohibición de concurrir, intervenir y votar en la junta general de accionistas prevista en el artículo innumerado que le sigue al artículo 221 de esta Ley, el incumplimiento señalado en el inciso precedente obligará a la sociedad anónima a suspender la distribución de dividendos, beneficios, utilidades, rendimientos o similares de los derechos representativos de capital, únicamente respecto de la accionista remisa. Lo señalado en el presente inciso aplicará hasta que la correspondiente información sea entregada, sin perjuicio de la exclusión de la accionista remisa, de acuerdo con el último inciso del citado artículo innumerado que le sigue al 221 de la Ley de Compañías. Si la información que la compañía ecuatoriana debe presentar a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros sobre sus accionistas sociedades o personas jurídicas extranjeras no ha variado respecto de la información consignada el año anterior, la obligación de la compañía ecuatoriana se tendrá por cumplida mediante la declaración bajo juramento que en dicho sentido realice el representante legal, a través del módulo correspondiente del portal web de la Superintendencia.