Art. 9 de la NORMA DE CONTROL PARA LA CALIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Y COMPAÑÍAS DE SERVICIOS AUXILIARES DEL SECTOR FINANCIERO POPULAR Y SOLIDARIO

Las entidades para contratar organizaciones o compañías de servicios auxiliares deberán contar con un proceso integral para la administración de proveedores de servicios que incluya las actividades de pre contratación, suscripción, cumplimiento y renovación del contrato, para lo cual deberán por lo menos cumplir con lo siguiente:

1. 1. Establecer procedimientos efectivos que aseguren una adecuada selección, calificación y evaluación de los proveedores, tales como:

   1. a) Evaluación de la experiencia de la empresa o de su personal técnico en el mercado;

   2. b) Desempeño de los proveedores en relación con los competidores;

   3. c) Análisis de costo beneficio;

   4. d) Evaluación financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el período de suministro y cooperación previsto;

   5. e) Análisis de informes de auditoría externa, si tuviere la obligación de contar con ellos;

   6. f) Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuesto y de ofertas;

   7. g) Capacidad del servicio, instalación y apoyo e historial del desempeño en base a los requisitos;

   8. h) Capacidad logística del proveedor incluyendo las instalaciones y recursos humanos;

   9. i) La reputación comercial del proveedor en la sociedad así como de sus accionistas;

   10. j) Identificación de proveedores de servicios críticos; y,

   11. k) La exigencia de planes de contingencias del proveedor para los servicios a ser contratados;

2. 2. Establecer procedimientos efectivos que aseguren una adecuada contratación de servicios, que garantice que los contratos incluyan como mínimo lo siguiente:

   1. a) Niveles mínimos de calidad del servicio acordado;

   2. b) Garantías técnicas y financieras, tales como: buen uso del anticipo, fiel cumplimiento del contrato, buen funcionamiento y disponibilidad del servicio, entre otros;

   3. c) Multas y penalizaciones por incumplimiento;

   4. d) Personal suficiente y calificado para brindar el servicio en los niveles acordados;

   5. e) Transferencia del conocimiento del servicio contratado y entrega de toda la documentación que soporta el proceso o servicio;

   6. f) La confidencialidad de la información y datos;

   7. g) Derechos de propiedad intelectual, cuando aplique;

   8. h) Definición del equipo de contraparte y administrador del contrato tanto de la entidad del sector financiero popular y solidario como del proveedor;

   9. i) Definición detallada de los productos y servicios a ser entregados por el proveedor;

   10. j) Cumplimiento por parte del proveedor de las políticas que establezca la entidad financiera, las cuales deberán incluir al menos, la normativa expedida por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria y la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera, aplicable en función del servicio a ser contratado; y,

   11. k) Facilidades para la revisión y seguimiento del servicio prestado a las entidades financieras, ya sea, por parte de la unidad de auditoría interna u otra área que la entidad controlada designe, así como, por parte de los auditores externos.