Art. 21 de la NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DE OTROS DELITOS EN EL MERCADO DE VALORES

Ante la ausencia, temporal o definitiva, del oficial de cumplimiento, se deberá considerar lo siguiente:

1. 1. Si la ausencia es por renuncia o remoción definitiva del oficial de cumplimiento, el representante legal de la compañía tendrá el término de cinco (5) días, para notificar el hecho a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, sustentando las razones que justifiquen la medida de remoción o renuncia. En este caso, el sujeto obligado financiero tendrá el plazo de 30 días para designar y solicitar la calificación de su reemplazo. También tiene la obligación de notificar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).

   Con el acta de entrega recepción del informe de fin de gestión suscrita por el represente legal y oficial de cumplimiento saliente, y el acta de la Junta General de Accionistas, el Directorio, Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia o el organismo estatutario que haga sus veces que conoció y aprobó la renuncia o remoción, el representante legal comunicará a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, quien emitirá una resolución dejando sin efecto la calificación. Con dicha resolución el representante legal del sujeto obligado financiero solicitará a la UAFE la inactivación del usuario.

2. 2. El oficial de cumplimiento que renuncie o sea removido por el sujeto obligado financiero, o si la Superintendencia lo descalifica conforme al procedimiento establecido en esta resolución, previo a su desvinculación, tiene la obligación de dejar por escrito un informe de fin de gestión, por el período que ejerció sus funciones como tal, el cual contendrá como mínimo, lo siguiente:

   1. a) Fecha(s) en que la asamblea o junta general de socios o accionistas, organismo estatutario competente, conoció y aprobó el o los manuales y sus anexos.

   2. b) Capacitaciones realizadas al personal del sujeto obligado financiero (programa de capacitación del período laborado).

   3. c) Requerimientos atendidos por los organismos de control, Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, Unidad de Análisis Financiero y Económico Fiscalía General de Estado, su estado, y si se finalizaron dentro de los plazos otorgados.

   4. d) Detalle por mes y año, de los reportes remitidos a la UAFE, cargados con éxito y si fueron entregados dentro de los plazos establecidos en la ley.

   5. e) Programa de administración y metodología de riesgos (implementación, control y monitoreo) matrices y todos los documentos que sustenten la implementación del mismo.

   6. f) Información respecto de la debida diligencia, formularios, verificación, validación y análisis de riesgos.

   7. g) Seguimiento y monitoreo de clientes de alto riesgo.

   8. h) Respaldo documental de toda la gestión realizada por el oficial de cumplimiento saliente.

3. 3. La renuncia, remoción, descalificación o ausencia definitiva del oficial de cumplimiento no exime al representante legal del sujeto obligado financiero de la presentación de los reportes establecidos en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Combate del Delito de Lavado de Activos y de la Financiación de otros delitos y el cumplimiento de la Norma expedida por la Junta de Política y Regulación Financiera y Monetaria relativa a la materia; y, la presente resolución.

4. 4. Es responsabilidad del representante legal del sujeto obligado financiero velar por hacer efectiva la desvinculación del oficial de cumplimiento ante la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, sea del titular o suplente, ante la ausencia definitiva de uno de ellos. El sujeto obligado financiero lo designará dentro del término de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de la ausencia, debiendo considerarse que no se aceptarán prórrogas para su designación. El no hacerlo dentro de los plazos establecidos se considerará una infracción grave, conforme a lo dispuesto en la Ley de Prevención, Detección y Combate al Delito de Lavado de Activos y de la Financiación de Otros Delitos, observando el procedimiento administrativo sancionador correspondiente